PENGELOLAAN KETATAUSAHAAN DAN KEARSIPAN; JANGAN SAMPAI ADA PERBEDAAN

Bawaslu Kota Jakarta Barat menggelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan.  Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mengelola tata cara pembuatan surat menyurat dan pengelolan kearsipan yang dilakukan di Kantor Sekretariat Bawaslu Kota Jakarta Barat pada Selasa, 02 November 2021 yang dihadiri oleh Ketua, Anggota, Koordinator Kesekretariatan, Bendahara serta Staf Bawaslu Jakarta Barat.

Acara dibuka oleh Ketua Bawaslu Kota Jakarta Barat, Oding Junaedi menyampaikan bahwa terkait dalam surat menyurat, cara pemberian surat dan menerima surat juga dalam mengirim surat ke pimpinan sebagai narasumber tidak perlu lampiran, kemudian Komunikasi dengan Bawaslu DKI jika menghadap RI. Jangan sampai ada perbedaan komunikasi lagi terkait hal ini agar tidak terjadi di kemudian hari. Bulan Desember akan ada evaluasi terhadap staf terkait kinerjanya selama 2021. Dipersiapkan saja kepada staf sekalian terkait evualasi yang akan dilaksanakan di Desember nanti.

Fitriani selaku Anggota Bawaslu Kota Jakarta Barat memberikan arahan dan masukan terkait menyangkut kesekretariatan, tata usaha dan arsip ini. Dalam tata usaha dan kearsipan ini sangat teknis sekali. Yang perlu dikuatkan oleh kesekretariatan adalah proses pelaksanaan yang masih adanya perbedaan komunikasi, perbedaan persepsi terkait dengan konsep data penguatan dalam surat menyurat. Tidak hanya dalam surat menyurat yang diterima atau diberikan kepada pihak eksternal yang menjadi catatan karena apabila tidak diketahui atau tidak sedini mungkin maka akan menjadi masalah dikemudian hari.

Selanjutnya Ahmad Zubadillah yang juga Anggota Bawaslu Kota Jakarta Barat memberikan arahan terkait dengan ketatausahaan dan kearsipan, khususnya pada surat menyurat agar dalam membuat surat masing-masing diharuskan ada kepala surat, isi surat dan kata penutup. Walaupun adanya perbedaan isi namun dengan format harus tetap sama dan harus ada dasar hukumnya. Dan juga persoalan penulisan nomor juga harus diseragamkan dan dibedakan. Jangan sampai surat ini saat sampai di instansi luar dalam keadaan cacat, dan dari sisi administrasi atau rekap di internal juga tidak lengkap. Hal tersebut harus diperbaiki apabila dirasa kurang sempurna.

“Untuk mempertahankan Bawaslu award yang sudah diberikan oleh Bawaslu DKI Jakarta kepada Bawaslu Kota Administrasi Jakarta Barat. Diharapkan tahun ini jadi lebih baik dari tahun sebelumnya.”ujarnya

Koordinator selaku Kesekretariatan Bawaslu Kota Jakarta Barat, Dwi Hening Wardhani menyampaikan beberapa arahan dari pimpinan bahwa ternyata masih banyak permasalahan terkait dengan kesekretariatan, terutama dalam ketatausahaan dan kearsipan yang terjadi di Bawaslu Kota Jakarta Barat. Apabila ada surat keluar yang ingin ditujukan kepada pihak eksternal, harus berkoordinasi dengan koordinator divisi terkait, setelah dicek oleh koordinator sekretariat lalu dicek ke bagian kesekretariatan, setelah itu Ketua Bawaslu Jakarta Barat menyutujui surat tersebut, barulah surat itu diedarkan atau diberikan ke pihak eksternal.

“Diharapkan seluruh staf harus memperhatikan tata kearsipan dalam surat menyurat yang menyangkut pihak eksternal. Walaupun itu hanya sebatas undangan, namun akan berakibat fatal bagi Bawaslu sendiri dalam hal hubungan ke pihak eksternal itu sendiri.”ucapnya

Pen: WG