Ngopi Bawaslu Jilid 10: "Penguatan Budaya Kerja Administrasi yang Disiplin, Transparan, dan Akuntabel di Lingkungan Bawaslu"

Jakarta Barat - Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kota Administrasi Jakarta Barat menegaskan komitmennya dalam memperkuat tata kelola kearsipan melalui kegiatan Forum Diskusi "NGOPI BAWASLU JILID KE-10" yang digelar hari ini dengan mengusung Tema “Penguatan Budaya Kerja Administrasi yang Disiplin, Transparan, dan Akuntabel di Lingkungan Bawaslu”. Mengusung fokus pada modernisasi dan digitalisasi arsip, Bawaslu Kota Administrasi Jakarta Barat mendorong transformasi pola pikir pengelola arsip demi menjaga integritas serta memori demokrasi pengawasan pemilu. 

Menjawab Tantangan Wilayah Kompleks

Sebagai salah satu wilayah dengan tingkat kompleksitas tinggi di Indonesia, Jakarta Barat mencatatkan kenaikan jumlah Tempat Pemungutan Suara (TPS) yang signifikan pada Pemilu 2024, yakni mencapai 7.169 TPS yang tersebar di 8 kecamatan dan 56 kelurahan. Angka ini menjadikan Jakarta Barat sebagai pemilik TPS terbesar kedua se-Nusantara. 

Lonjakan data dan dokumen pengawasan dalam jumlah masif tersebut membawa tantangan tersendiri. Dokumen yang tersebar di berbagai divisi dan tingkatan rentan mengalami kerusakan, pelapukan, hingga hilang jika hanya diandalkan dalam bentuk berkas fisik. Oleh karena itu, langkah digitalisasi dan tata kelola berbasis elektronik menjadi kebutuhan mendesak untuk memastikan dokumen dapat ditemukan kembali secara cepat, tepat, dan aman. 

Penguatan Regulasi dan Klasifikasi Arsip

Pengelolaan kearsipan di lingkungan Bawaslu Jakarta Barat berpedoman pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Bawaslu (Perbawaslu) Nomor 13 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas dan Kearsipan. 

Dalam pelaksanaannya, Bawaslu memegang teguh asas Provenance (asal-usul) dan Original Order (aturan asli), di mana dokumen disimpan sesuai unit pencipta tanpa mencampuradukkan berkas antar-divisi—seperti Divisi Pengawasan, Pencegahan, Penanganan Pelanggaran, maupun SDM.

Sesuai Perbawaslu No. 13/2020, arsip dikategorikan ke dalam lima jenis: 

1. Arsip Dinamis: Masih digunakan langsung untuk kegiatan organisasi. 

2. Arsip Vital: Sangat penting bagi keberlangsungan operasional. 

3. Arsip Statis: Memiliki nilai guna sejarah yang permanen. 

4. Arsip Terjaga: Memiliki akses terbatas demi keamanan data.

5. Arsip Umum: Terbuka untuk publik sesuai ketentuan. 

Bawaslu menekankan bahwa Berita Acara (BA) Pleno dan Arsip Keuangan merupakan arsip primer yang wajib dijaga keutuhannya serta didigitalisasi. Selain itu, dokumen penunjang seperti Form A dan hasil pengawasan lapangan lainnya diwajibkan memiliki backup digital.

Transformasi Mindset SDM dan 6 Langkah Kerja

Guna mencapai target pengelolaan arsip yang Tertib, Modern, Akuntabel, dan Digital, Bawaslu mendorong perubahan mindset bagi seluruh SDM kearsipan—dari sekadar "tukang simpan" menjadi "manajer informasi pengawasan". Alur kerja kearsipan dijalankan melalui 6 langkah sistematis: 

1. Penciptaan & Penerimaan: Penerimaan dokumen masuk/keluar dan Form A dengan penomoran kode klasifikasi sejak awal. 

2. Pemberkasan & Klasifikasi: Pengelompokan berkas secara terstruktur. 

3. Penggunaan & Pemeliharaan: Akses terkontrol untuk menjaga integritas dokumen. 

4. Penataan Fisik & Digital: Penyimpanan fisik pada filing cabinet serta penyusunan E-Arsip/Drive berbasis teks yang dapat dicari (searchable). 

5. Penyusutan: Pelaksanaan penyusutan berkas berdasar Jadwal Retensi Arsip (JRA). 

6. Pemusnahan: Pemusnahan dokumen yang habis masa retensinya dengan disaksikan saksi dan dilengkapi Berita Acara (BA). 

Komitmen Konkret Bawaslu Terkait Kearsipan Operasional Tahun 2026

Sebagai bentuk komitmen nyata pada tahun 2026, Bawaslu Kota Administrasi Jakarta Barat menyusun tiga langkah operasional strategis : 

• Workshop 1 Hari E-Arsip: Pelatihan tata naskah, praktik penamaan berkas, dan scanning Optical Character Recognition (OCR) bagi Panwaslu Kecamatan. 

• Penunjukan PIC Arsip per Divisi: Penetapan Penanggung Jawab (Person in Charge) khusus kearsipan di Divisi Pengawasan, Pencegahan, Penanganan Pelanggaran, dan SDM. 

• Audit Triwulanan: Evaluasi berkala terhadap tingkat keteraturan, kecepatan akses, serta keutuhan dokumen untuk dilaporkan langsung kepada pimpinan. 

Melalui langkah-langkah strategis ini, Bawaslu Jakarta Barat optimistis dapat menghadirkan sistem tata kelola arsip pengawasan yang transparan, akuntabel, serta siap mendukung transparansi dan keterbukaan informasi publik.